Scanservice, Verarbeitung & Archivierung
Sparen Sie Zeit & Kosten
Unsere Leistungen für sie
Überlassen Sie Ihre Scanarbeiten d.a.s
SCANSERVICE
Durch eine standardisierte Schnittstelle können Ihre digitalisierten Dokumente in nahezu jedes DMS importiert werden. Wir liefern alle gängigen Dateiformate.
Suchen Sie nicht mehr! Finden Sie einfach.
VERARBEITUNG
Die Indexierung Ihrer Dokumente.
Sparen Sie Zeit & Kosten
ARCHIVIERUNG
Elektronische Archivierung – die elektronische Akte für eine papierlose Verwaltung.
Die leistungen
im Detail
Scan-Dienstleistung: Wir halten Ihnen den Rücken frei!
Formulare, Quittungen, Lieferscheine, Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Pläne, Kundenakten… – Dies ist nur ein Teil des täglich anfallenden Papiervolumens im Büroalltag.
Die manuelle Bearbeitung, Verwaltung und Lagerung dieser Dokumente ist nicht nur zeit- und kostenintensiv, sondern auch fehleranfällig.
- Ca. 80% der Geschäftsdokumente liegen in meistens unstrukturierter Papierform vor
- Durchschnittlich 50% der Arbeitszeit im Büro wird mit der Suche nach Informationen verbracht
- Ca. 25% aller Unternehmensinformationen gehen verloren oder werden vermisst
- Aufwand f. d. Erstellen und Verwalten von Dokumenten macht bis zu 15% des Umsatzes von Unternehmen aus
- Ein Dokument wird durchschnittlich fünfmal kopiert (Gartner, IDC)
Während Angestellte im Durchschnitt 9,6 Stunden die Woche mit der Suche nach Dokumenten verbringen, gehen in einem Unternehmen etwa 3-5% der Dokumente verloren oder können nicht mehr gefunden werden. Diese zu ersetzen kostet rund 130€ pro Dokument (Information Week)
Pläne und Rechnungen digitalisieren, Belege scannen u.v.m. – wir haben die Lösung!
Vom Kurierdienst über die scangerechte Aufbereitung bis hin zum Digitalisieren bzw. Scannen – unsere ganzheitliche Dienstleistung leistet Abhilfe im täglichen Kampf mit den Papierbergen – digital.archiv.service scannt Ihre Dokumente wirtschaftlich, sicher und schnell und optimiert somit Ihren Arbeitsalltag.
Wir digitalisieren professionell Ihre Rechnungen und Belege, scannen Pläne, Lieferscheine und andere Dokumente. Durch die elektronische Speicherung aller anfallenden Papierdokumente und Informationen lassen sich Bearbeitungsprozesse verkürzen und weitaus effizienter und sicherer gestalten. Unser Unternehmen verfügt über die entsprechende Technik: Zur Digitalisierung Ihrer Dokumente nutzen wir modernste Dokumentenscanner & DIN A0 Planscanner. Wir liefern die gescannten Dokumente in allen gängigen Output-Formaten z.B. TIFF, JPEG und PDF oder per Webarchiv mit authentifiziertem Zugang.
Wir nutzen zum Scannen von gängigen Dokumenten und Akten bis DIN A3 modernste Dokumentenscanner und zur Digitalisierung von DIN A0 Plänen und Zeichnungen unseren hochleistungsfähigen DIN A0 Planscanner.
Als Scandienstleister mit entsprechendem Know-How und einer technischen hochwertigen Infrastruktur sind wir in der Lage, auch massive Volumen zuverlässig, schnell & preiswert zu bewältigen.
Testen Sie unseren Service. Unser garantiert interessantes Preis-/ Leistungsverhältnis wird Sie überzeugen.
Automatische Texterkennung und Indexierung mittels OCR Technologie
Hilfreich für die Verschlagwortung/Indexierung und das Indizieren von Dateien und Dokumenten sind sogenannte OCR- und ICR-Technologien.
OCR steht für Optical Character Recognition (optische Zeichenerkennung, auch Texterkennung) und dient hauptsächlich dem schnellen, automatischen Auslesen von gedrucktem Text aus digitalen Bildern.
ICR steht für Intelligent Character Recognition (Intelligente Zeichenerkennung); dabei wird die rein optische Zeichenerkennung (OCR) durch weitere Methoden ergänzt.
Dateien indizieren: Ihre digitalisierten Dokumente werden mit entsprechenden Suchkriterien gespeichert.
Sollen Informationen erfolgreich wiedergefunden werden, so müssen die gescannten Dokumente durch spezielle Suchbegriffe (Indizes) eindeutig zuzuordnen sein – das Indizieren von Dateien wird auch als Indexierung o. Verschlagwortung bezeichnet.
Es ist möglich, mehrere Indizes zu bilden, sodass eine spätere Recherche nach unterschiedlichsten Schlagworten möglich ist, wie beispielsweise Datum, Kundennummer, Postleitzahl u.ä. Diese Funktion gewährleistet eine schnelle und effektive Suche. Das Indizieren der Dateien erfolgt entweder automatisch über OCR/ICR‐Technologie, Barcode oder manuell.
Elektronische Archivierung – Die elektronische Akte für eine papierlose Verwaltung
Ob kaufmännisches Beleggut, technische Konstruktionspläne, Dokumentationen oder Auftragsakten – mit der elektronischen Archivierung sparen Sie Kosten und Zeit!
Die elektronische Akte ermöglicht eine Vereinfachung und Rationalisierung der Unternehmensprozesse. Nach der scangerechten Aufbereitung Ihrer Daten werden volltextindizierte Dateien erstellt und je nach Wunsch offline oder online zur Verfügung gestellt. Durch eine standardisierte Schnittstelle können Ihre digitalisierten Dokumente in nahezu jedes DMS importiert werden oder Sie erhalten ganz bequem über digital.archiv.service Online Zugriff über einen gesicherten Zugang.
Berechtigte Mitarbeiter haben jederzeit und standortübergreifend Zugriff auf die Dokumente, sobald sie in digitalisierter Form vorliegen. Ihr Unternehmen spart dadurch Zeit, Geld und Platz. Weiterhin lassen sich hierdurch Risiken wie z.B. Missbrauch oder Verlust von Akten gering halten. Auch unter diesen Aspekten ist die elektronische Akte bzw elektronische Akten Archivierung eine sinnvolle Investition.
Nutzen Sie den schnellen Zugriff auf Ihre Daten und beseitigen Sie unnötige Lager- und Registraturkosten!
Neben den Vorteilen der erheblichen Platzersparnis liegen die Argumente für eine elektronische Aktenarchivierung in der viel schnelleren Informationsrecherche besonders auch in abgelegten Akten.
Unsere Archivlösungen – Schneller & Dezentraler Zugriff auf Ihre Dokumente
Elektronische Datenarchivierung:
In allen Unternehmen steigt das Datenaufkommen für das Tagesgeschäft und Personalwesen stetig an. Die sich daraus ergebende Herausforderung ist deren langfristige Aufbewahrung, die fachgerechte Archivierung und permanente Bereitstellung.
Dabei kann die Datenlagerung tatsächlich gegenständlicher Natur sein, wobei auch hier die Gliederung und Strukturierung der Daten unterschiedlichen Prinzipien unterliegt. Die elektronische Datenarchivierung dahingegen spart den Aufwand für die Suche und Verwaltung der Papierarchive. Im digitalen Zeitalter stellt die revisionssichere elektronische Datenarchivierung somit eine nahezu unverzichtbare Notwendigkeit dar.
Digitale Datenarchivierung umfasst mehrere Archivtypen. Grundsätzlich gibt es On- und Offline-Archive.
• 24-Std-Online Zugriff
• Standardisierte Datenübergabe
• Benamte PDF-Datei
• Daten-CD
Ihr digital.archiv.service stellt Ihnen Ihre Daten im gewünschten Format zur Verfügung:
• Online‐Zugriff über gesicherten Zugang. Zusatzfunktionen wie z.B. Onlinestempel
• Standardisierte Datenübergabe zur Einspielung in vorhandene Systeme
• Daten‐DVD mit kostenloser Datenrückgriffsmaske
• Benamte PDF‐Dateien inklusive Volltextsuche
• Auslieferung der gängigen Dateiformate
Unsere Archivlösungen
Schneller & Dezentraler Zugriff auf Ihre Dokumente
Elektronische Datenarchivierung
In allen Unternehmen steigt das Datenaufkommen für das Tagesgeschäft und Personalwesen stetig an. Die sich daraus ergebende Herausforderung ist deren langfristige Aufbewahrung, die fachgerechte Archivierung und permanente Bereitstellung.
Dabei kann die Datenlagerung tatsächlich gegenständlicher Natur sein, wobei auch hier die Gliederung und Strukturierung der Daten unterschiedlichen Prinzipien unterliegt. Die elektronische Datenarchivierung dahingegen spart den Aufwand für die Suche und Verwaltung der Papierarchive. Im digitalen Zeitalter stellt die revisionssichere elektronische Datenarchivierung somit eine nahezu unverzichtbare Notwendigkeit dar.
Digitale Datenarchivierung umfasst mehrere Archivtypen. Grundsätzlich gibt es On- und Offline-Archive.
• 24-Std-Online Zugriff
• Standardisierte Datenübergabe
• Benamte PDF-Datei
• Daten-CD
Ihr digital.archiv.service stellt Ihnen Ihre Daten im gewünschten Format zur Verfügung:
• Online‐Zugriff über gesicherten Zugang. Zusatzfunktionen wie z.B. Onlinestempel
• Standardisierte Datenübergabe zur Einspielung in vorhandene Systeme
• Daten‐DVD mit kostenloser Datenrückgriffsmaske
• Benamte PDF‐Dateien inklusive Volltextsuche
• Auslieferung der gängigen Dateiformate
Dokumentenarchiv
Wer zeitgemäß seine Dokumente archivieren will, entscheidet sich für die elektronische Dokumentenarchivierung.
In nahezu allen Abteilungen existieren Dokumente mit geschäftskritischen Informationen. Das Anlegen eines Dokumentenarchivs nach den rechtlichen und regulativen Anforderungen kann je nach Menge des Papieraufkommens einen beachtlichen zeitlichen Aufwand darstellen.Wenn Sie die Dokumente archivieren möchten, stellt sich die Frage, welche Speicherart geeignet ist. Bei allen Medien gibt es Vor- und Nachteile. Gemeinsam mit Ihnen finden wir in einem Beratungsgespräch die ideale auf Sie zugeschnittene Lösung.
Durch ein elektronisches Dokumenten Archiv wird eine automatisierte, digitale Verarbeitung von Prozessen gewährleistet, was die Verwaltungstätigkeiten erheblich beschleunigt. Die Suchzeiten werden massiv reduziert und die Informationsqualität dadurch gesteigert. Investitionen in weitere Dokumentenarchive bzw. -räumlichkeiten werden überflüssig.
Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche – mit uns als Partner für Ihr digitales Dokumentenarchiv:
Vom Kurierdienst, der scangerechten Aufbereitung Ihrer Dokumente über die qualitativ hochwertige Digitalisierung und die Bereitstellung eines elektronischen Dokumentenarchivs bis hin zur Aktenvernichtung nach Sicherheitsstufe – gerne präsentieren wir Ihnen einen auf Sie zugeschnittenen Lösungsansatz.
Optimieren Sie gemeinsam mit uns Ihre betrieblichen Prozesse!
Akten Archivierung
Sie wollen Ihr Aktenlager minimieren oder auflösen? Wir bieten ein Rundum-Sorglos-Paket, damit Sie sich weiter auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können. Vom Aktentransport, über die oft mühevolle scangerechte Aufbereitung Ihrer Unterlagen, die Digitalisierung mittels Hochleistungsscannern, Indizierung durch OCR, Auslesen von Barcodes, etc. bis hin zur Datenbereitstellung im gewünschten Format auch via Schnittstelle zur Einspielung in vorhandene Systeme – wir sind Ihr zuverlässiger Partner im Bereich Akten Archivierung!
Akten Archivierung: Der Ablauf unsere Fullservice-Dienstleitung ist denkbar einfach:
Mit unserem hauseigenen Kurierservice sorgen wir für den reibungsfreien Aktentransport. Ihre Akten werden für die Digitalisierung vorbereitet, entklammert, ggf. geglättet oder zugeschnitten. Gerne können wir Ihre Dokumente auch aussortieren oder eine entsprechende Kategorisierung vornehmen. Die Akten Archivierung wird mit routinierten Verfahren durch-geführt. Mit unseren Hochleistungsscannern werden Ihre Akten gescannt und anschließend werden über OCR sowie manueller Nachbearbeitung Indexe hinzugefügt. Das ermöglicht ein einfaches Wiederauffinden Ihrer Akten. Sie können die digitalisierten Daten durch Stichworteingabe durchsuchen. Die Akten Archivierung ist immer individuell. Sie erhalten die Daten entweder in Ihrem gewünschten Format auf einer Daten-DVD oder durch Bereitstellung auf unserem Webserver. Sie können dann über einen gesicherten Zugang auf Ihre Daten zugreifen. Wenn die Original Akten nicht mehr benötigt werden, kümmern wir uns um die datenschutzgerechte Entsorgung.
Um Ihnen die Entscheidung einfacher zu machen, testen sie doch einfach unser kostenloses Angebot!
